Prompt AI untuk Pengurusan Sekolah

Bezakan draf daripada rekod rasmi

AI boleh membantu menyusun catatan, memendekkan ayat dan mencadangkan struktur dokumen. Tetapi keputusan mesyuarat, jumlah perbelanjaan dan kelulusan mesti datang daripada rekod yang sah. Jangan meminta alat mengisi ruang kosong dengan maklumat yang kedengaran munasabah.

Mulakan dengan dokumen yang kecil dan tidak sulit. Contohnya, catatan rekaan mesyuarat panitia atau rangka program dalaman. Templat di bawah ialah contoh editorial Teroka Ilmu, bukan format wajib KPM dan bukan dokumen yang telah diluluskan oleh mana-mana sekolah.

Gunakan penanda seperti [PERLU DISAHKAN] apabila butiran belum ada. Dokumen yang masih mempunyai ruang semakan lebih baik daripada dokumen kemas yang mengandungi tarikh, keputusan atau nama rekaan tanpa label.

Prompt menyusun minit mesyuarat

Berikan catatan yang cikgu telah menyahkenal pasti dan dibenarkan untuk digunakan. Kekalkan perbezaan antara cadangan yang dibincangkan dengan keputusan yang benar-benar dipersetujui. Jangan menukar semua perbincangan menjadi tindakan wajib.

Susun catatan berikut menjadi draf minit mesyuarat untuk semakan:
[tampal catatan yang telah disemak dan tidak mengandungi maklumat sulit]
Gunakan bahagian: maklumat mesyuarat, perkara dibincangkan, keputusan dan tindakan susulan.
Bezakan cadangan daripada keputusan yang dinyatakan secara jelas dalam catatan.
Bagi tindakan, senaraikan tugas, pemilik dan tarikh akhir hanya jika dibekalkan.
Jika nama, tarikh, kelulusan atau keputusan tiada, tulis [PERLU DISAHKAN].
Jangan mereka kehadiran, nombor mesyuarat, keputusan atau pengesahan pengerusi.
Jangan hantar atau menerbitkan dokumen. Nyatakan bahawa ini draf untuk semakan.

Contoh catatan rekaan: “Dicadangkan aktiviti membaca selama dua minggu. Tarikh belum diputuskan. Guru A akan menyediakan draf jadual.” Dalam draf minit, aktiviti itu masih cadangan; tempoh dua minggu bukan tarikh mula. Tindakan yang diketahui hanyalah penyediaan draf jadual oleh Guru A, dengan tarikh akhir yang masih perlu disahkan.

Prompt rangka kertas kerja program

Bekalkan tujuan, sasaran, kekangan dan butiran yang telah dipersetujui. Jika mahu AI mencadangkan sesuatu, minta ia memisahkan cadangan daripada fakta yang cikgu berikan. Ini memudahkan penyemak mengetahui perkara yang belum diluluskan.

Sediakan rangka draf kertas kerja program [nama program].
Tujuan yang disahkan: [tujuan]. Sasaran umum: [sasaran tanpa data peribadi].
Kekangan dan sumber yang tersedia: [maklumat yang dibenarkan].
Butiran yang telah dipersetujui: [butiran].
Susun objektif, sasaran, cadangan aktiviti, keperluan, anggaran kos dan kaedah penilaian.
Label setiap cadangan baharu sebagai CADANGAN UNTUK SEMAKAN.
Jangan mereka kelulusan, penaja, tandatangan, nombor rujukan atau peruntukan.
Jika kos belum diberi, sediakan jadual kosong; jangan mencipta sebut harga.
Senaraikan butiran yang masih perlu disahkan oleh sekolah.

Sebelum menggunakan rangka itu, padankan dengan format dan aliran kelulusan institusi. Templat internet atau susunan AI tidak menggantikan prosedur sekolah. Cikgu menentukan dokumen yang sesuai untuk diserahkan.

Semak angka secara berasingan

Jangan hanya membaca jumlah akhir. Kira setiap baris, semak kuantiti dan unit, kemudian jumlahkan semula. Contoh rekaan berikut menunjukkan semakan asas, bukan kos sebenar program.

Jika cukai, kos penghantaran atau sumbangan belum diketahui, jangan anggap ia telah termasuk. Gunakan dokumen sumber untuk angka sebenar. Kesilapan unit boleh menyebabkan jumlah yang nampak betul tetapi tidak mewakili keperluan program.

Prompt senarai semakan tindakan

Selepas minit disemak, cikgu boleh menukarkan tindakan yang disahkan kepada senarai kerja. Elakkan memasukkan butiran peribadi yang tidak diperlukan. Jangan biarkan alat mengagihkan tugas baharu kepada orang sebenar tanpa keputusan manusia.

Daripada senarai tindakan yang telah disahkan ini, sediakan jadual susulan:
[tampal tindakan yang dibenarkan untuk digunakan]
Lajur: tindakan, pemilik yang dinyatakan, tarikh akhir yang dinyatakan dan perkara untuk disahkan.
Jangan tambah tugas, pemilik, keutamaan atau tarikh yang tiada dalam sumber.
Jika ada percanggahan, letakkan dalam senarai semakan; jangan memilih satu versi sendiri.
Sediakan draf sahaja. Jangan menghantar peringatan atau mengubah mana-mana sistem.

Semakan akhir sebelum digunakan

• Bandingkan draf dengan catatan atau dokumen sumber, bukan dengan ingatan sahaja.
• Sahkan nama, tarikh, nombor rujukan, jumlah dan perbezaan antara cadangan dengan keputusan.
• Buang maklumat yang tidak diperlukan untuk tujuan dokumen.
• Semak bahasa supaya jelas, sopan dan sesuai dengan penerima.
• Ikut proses semakan serta kelulusan sekolah sebelum mengedar dokumen.

Jangan muat naik maklumat kesihatan, disiplin, pengenalan atau keluarga murid, kata laluan dan dokumen sulit ke alat AI awam. Arahan institusi serta kebenaran penggunaan data perlu dipatuhi. Templat prompt bukan alasan untuk mengetepikan privasi.

Untuk bahan pengajaran, sambung kepada contoh prompt AI untuk guru. Untuk idea alat kerja harian, lihat koleksi 100 Idea Pengurusan yang sedia ada. Mulakan dengan satu dokumen kecil dan semakan yang jelas; jangan serahkan pertimbangan pentadbiran kepada AI.

Rujukan rasmi

• OpenAI: menyatakan sumber dan batasan tugasan
• KPM: halaman Panduan Literasi Kecerdasan Buatan